Déterminer le taux d'erreur de procédure
Au sein du service comptabilité de votre entreprise, il existe un grand nombre de procédures. Elles sont nécessaires pour optimiser le traitement des données et assurer la conformité de votre organisation vis-à-vis de la règlementation en vigueur. Pour bien mesurer l'efficacité de votre service comptabilité, il convient en premier lieu de déterminer le taux d'erreur lié à ces procédures. Pour cause, les erreurs de procédure influent sur ses performances. Cela peut aussi remettre en question la qualité des informations qui en ressortent.
D'une part, un taux d'erreur de procédure élevé est synonyme d'un manque d'efficacité. Ce qui traduit souvent un besoin de renforcement de capacité ou d'une réorganisation du service comptabilité. D'autre part, la mise en œuvre des corrections adéquates représente un coût supplémentaire. Celui-ci est largement supérieur au coût de ne pas faire d'erreurs. Procéder aux calculs du ratio entre le nombre d'erreurs et le total des procédures appliquées revêt donc une importance particulière pour réduire le nombre d'erreurs faites par votre service comptabilité.
Évaluer la remontée des coûts et le temps moyen de facturation
Un autre moyen pour effectuer la mesure de l'efficacité de votre process de comptabilité est de faire une vérification des coûts qui remontent jusqu'au service concerné. Il est essentiel que tous les coûts arrivent à la comptabilité dans un délai très court. D'abord, cela offre une idée précise des dépenses engagées par votre entreprise et de vos besoins en trésorerie. Ensuite, cela vous aide à estimer la rentabilité de votre activité. Si les coûts ne remontent pas dans leur intégralité, vos calculs sont faussés et donnent un résultat qui ne reflète pas la situation exacte.
Par ailleurs, le temps de refacturation constitue un excellent indicateur pour mesurer l'efficacité de votre service comptabilité. Pour couvrir vos dépenses, vous avez besoin de liquidité. Pour pérenniser votre activité, votre entreprise doit faire du bénéfice. Plus vous facturez vite, plus vous êtes payé rapidement. Le cas échéant, vous n'avez pas à contracter un prêt bancaire pour financer votre activité en attendant des paiements en retard. Ce qui constitue encore des coûts pour votre entreprise. Il est ainsi primordial de réduire le temps moyen de paiement.
Implémenter un logiciel financier adapté à votre activité et vos besoins
Pour faciliter la mesure de l'efficacité du process de comptabilité de votre entreprise, il est aussi recommandé d'installer un logiciel financier. Néanmoins, il est vital de bien choisir une solution informatique qui est adaptée à votre activité et répond à vos besoins spécifiques. Un tel logiciel vous permet d'automatiser toutes les procédures. Cela réduit le nombre d'erreurs de manière drastique. Vous diminuez par la même occasion le coût pour les corriger. De plus, votre service comptabilité gagne énormément de temps dans l'enregistrement et le traitement des données.
L'implémentation d'un logiciel financier présente aussi l'avantage de pouvoir centraliser toutes les données comptables en un seul emplacement. Leur cohérence, leur intégrité et leur fiabilité sont de ce fait assurées grâce à la standardisation du process. En outre, cela simplifie la représentation de l'ensemble des transactions financières et l'établissement de vos différents états financiers. Enfin, vous disposez d'un tableau de bord avec tous les indicateurs utiles et adéquats. Disponible à n'importe quel moment, celui-ci facilite le reporting qui ne demande plus beaucoup de temps.